Política de privacidad

Esta política cubre el sitio fluxerp.co, el ERP web de app.fluxerp.co y las aplicaciones Flux ERP para iOS y Android, también identificadas como FluxERP o FluxERP IA. El operador es Cloud City Colombia SAS, NIT 901.249.716-3, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia.

Para privacidad, soporte o solicitudes sobre tus datos, escribe a soporte@fluxerp.co. Puedes solicitar la eliminación de tu cuenta y datos sin iniciar sesión ni tener instalada la app.

FluxERP es un servicio SaaS multiempresa para distintas organizaciones clientes, no una app limitada al uso interno de Cloud City. Una persona puede acceder con su cuenta a varias organizaciones; el acceso a cada espacio de trabajo depende de su membresía y sus roles, y los datos de cada organización se gestionan en su propio contexto.

Cloud City Colombia SAS es responsable de los datos que utiliza para administrar sus cuentas, prestar soporte y gestionar su relación comercial. Cuando una empresa incorpora información de sus clientes, empleados o proveedores al ERP, esa empresa decide los fines del tratamiento y Cloud City Colombia SAS actúa como encargado bajo sus instrucciones y el acuerdo aplicable. Esta política no sustituye ese acuerdo.

• Cuenta y perfil: nombre, correo, teléfono y foto de perfil si los aportas, identificador de usuario, empresas a las que perteneces y permisos. Se usan para identificarte y controlar el acceso.
• Trabajo y comunicaciones: tareas, proyectos, tickets, mensajes, participantes, archivos, fotos, videos y notas de voz que decidas enviar. Se almacenan para mostrarlos a las personas autorizadas de la empresa y sincronizarlos entre web y apps.
• Voz, audio y video: el audio que grabas o dictas, las transcripciones y los medios de las llamadas, según la función que actives. La siguiente sección explica sus diferencias.
• Datos empresariales: información de facturación, nómina, contactos comerciales y documentos que la empresa gestione en los módulos habilitados. Puede incluir información financiera o laboral; el acceso depende de los permisos asignados.
• Funcionamiento y seguridad: información de sesión, dirección IP en las conexiones, tipo de dispositivo, tokens de notificaciones, eventos de acceso y datos técnicos necesarios para entregar mensajes, llamadas, prevenir abuso y resolver fallos.
• Soporte y solicitudes: los datos que nos facilitas al escribir por correo o WhatsApp, para responderte y gestionar tu solicitud.

No solicitamos permisos de ubicación ni accedemos a tu localización GPS. La app no lee tu libreta de contactos del teléfono: el directorio de compañeros procede de las empresas a las que tienes acceso.

El micrófono se utiliza cuando inicias una nota de voz, un dictado, una captura de audio o participas con audio en una llamada. Puedes denegar o revocar el permiso en los ajustes del dispositivo y seguir usando las funciones que no lo requieren.

Dictado del sistema: iOS utiliza el reconocimiento de voz de Apple; Android utiliza el servicio de reconocimiento configurado en el dispositivo. Dependiendo del equipo, idioma y servicio, el audio puede procesarse en el dispositivo o enviarse a Apple o al proveedor de reconocimiento de Android, como Google. No garantizamos que todo dictado se procese sin conexión. El texto que envías a Flux IA pasa al ERP para atender tu solicitud.

Notas de voz y archivos: al enviar una nota de voz, el archivo se carga al ERP y queda disponible para los participantes autorizados. Si solicitas una transcripción, se procesa mediante el reconocimiento del sistema o el servicio de transcripción de FluxERP disponible para esa función.

Capturas y reuniones: cuando una función habilitada permite grabar o transcribir una reunión, debes iniciarla de forma expresa e informar y obtener las autorizaciones de los participantes que correspondan. Las grabaciones y transcripciones que se guarden forman parte de los datos de la empresa. Una llamada de chat y una grabación de reunión son funciones distintas.

La cámara se usa para tomar una foto que decides adjuntar o para activar tu video en una llamada. El selector de archivos o fotos permite compartir los elementos que elijas. Puedes apagar cámara y micrófono durante la llamada y revocar sus permisos desde el dispositivo.

Las llamadas usan tecnología WebRTC/LiveKit para transmitir audio y video entre participantes. El servicio procesa medios y datos técnicos de conexión para establecer y mantener la comunicación. No se graban automáticamente las llamadas del chat por el hecho de iniciarlas. No se debe confundir el cifrado de transporte con una garantía de cifrado de extremo a extremo de todas las funciones.

Al usar Flux IA, enviar un dictado o solicitar análisis o transcripciones, se procesa la información necesaria para responder: tu solicitud y el contexto autorizado del ERP relevante para esa función. La plataforma integra servicios de OpenAI para funciones de IA y transcripción; algunas funciones de transcripción pueden utilizar Soniox cuando ese proveedor está configurado. El audio o los documentos solo deben enviarse a estas funciones cuando cuentes con autorización para tratarlos.

Los servicios de Apple y Google intervienen en el reconocimiento de voz del dispositivo y en las notificaciones. Utilizamos Apple Push Notification service (APNs) y Firebase Cloud Messaging para entregar avisos y llamadas entrantes; sus tokens identifican una instalación de la app, y los avisos pueden incluir contenido de mensajes según su configuración. Los proveedores de alojamiento, almacenamiento y correo procesan datos para operar el servicio. Las integraciones de terceros, como Google Workspace, solo acceden a los datos y permisos que se autoricen al conectarlas.

Estos proveedores pueden tratar datos en otros países conforme a las condiciones y garantías aplicables al servicio y al contrato de la empresa. No afirmamos que todo el procesamiento permanezca en Colombia. No vendemos datos personales ni los utilizamos para publicidad personalizada o seguimiento publicitario entre apps. Las sugerencias de IA pueden contener errores: una persona debe revisar sus resultados antes de confirmar acciones.

Las apps solicitan los permisos necesarios al usar las funciones correspondientes: micrófono, cámara, reconocimiento de voz en iOS y notificaciones. Android puede solicitar permisos del sistema para mostrar y mantener una llamada, incluidos avisos de llamada entrante. Las notificaciones se pueden desactivar desde los ajustes del sistema o las opciones disponibles en FluxERP.

La sesión y algunas preferencias o archivos recientes pueden guardarse en el dispositivo para permitir el acceso y el funcionamiento de la app. Cerrar sesión y desinstalar la app no elimina por sí solo la cuenta ni los datos guardados en el ERP. El sitio informativo no incorpora analítica publicitaria ni cookies de seguimiento; utiliza almacenamiento de sesión para su animación inicial. El ERP web usa los mecanismos de sesión necesarios para autenticarte.

Los mensajes y documentos son accesibles a sus destinatarios y a las personas autorizadas por la empresa conforme a los roles y funciones del ERP. El personal de soporte y los proveedores pueden acceder a la información necesaria para prestar el servicio, atender una solicitud o cumplir una obligación legal. No publiques información que no estés autorizado a compartir.

Aplicamos control de acceso y cifrado en tránsito, además de medidas de protección de las sesiones y de la infraestructura. Ningún sistema ofrece seguridad absoluta. Si sospechas un acceso no autorizado, cambia tus credenciales y avisa a soporte@fluxerp.co. La autenticación biométrica, cuando está disponible, la gestiona el sistema del dispositivo; FluxERP no recibe la imagen de tu rostro ni tu plantilla biométrica.

Conservamos los datos mientras son necesarios para prestar el servicio, mantener la cuenta o cumplir el contrato y las obligaciones legales aplicables. No todos los datos tienen el mismo plazo: los registros contables, fiscales, laborales y de seguridad pueden requerir conservación aun después del cierre de una cuenta. Los respaldos siguen su ciclo de conservación y no deben utilizarse para reactivar datos eliminados fuera de una recuperación autorizada.

Puedes pedir la eliminación de la cuenta, archivos, notas de voz y otros datos asociados, o solo de datos concretos, siguiendo estas instrucciones. Verificaremos tu identidad de forma proporcional y coordinaremos con la empresa responsable cuando corresponda. Eliminaremos o anonimizaremos lo que proceda y te informaremos de los datos que debamos conservar, su motivo y plazo aplicable. Desactivar un acceso no equivale a borrar todos sus datos.

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y las normas aplicables, puedes conocer, acceder y actualizar tus datos, solicitar su rectificación, pedir información o prueba de la autorización, revocar la autorización cuando proceda y solicitar su supresión. También puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite que corresponda ante el responsable o encargado.

Escribe a soporte@fluxerp.co desde tu correo registrado, indica el derecho que deseas ejercer y los datos o la empresa relacionados. No envíes contraseñas, códigos de acceso ni documentos completos si no son necesarios. Las consultas se atienden en un máximo de diez días hábiles y los reclamos completos en quince días hábiles, con las prórrogas y comunicaciones previstas en la ley. Si aplica otra normativa con una protección adicional, atenderemos los derechos y plazos que correspondan.

FluxERP es una herramienta de gestión empresarial y colaboración laboral destinada a personas de 18 años o más. No está dirigida a menores de edad ni incorpora una verificación de edad que sustituya los controles de la empresa. Las empresas deben contar con las autorizaciones y bases legales necesarias si incorporan datos de menores en sus documentos o procesos.

Publicaremos aquí las actualizaciones de esta política y su fecha. Los cambios relevantes en el tratamiento del servicio contratado se comunicarán por los canales acordados con la empresa. Consulta también los términos de uso y las opciones para cancelar el servicio o las comunicaciones.